Zpracování osobních údajů

A. Obecné informace:

Totožnost správce: 1. VOX s.r.o., identifikační číslo: 08455333, sídlem Pujmanové 1753/10a, Nusle, 140 00, Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 319242 („společnost“ nebo též „správce“)

Kontaktní údaje správce: (i) kontaktní adresa: Pujmanové 1753/10a, Nusle, 140 00, Praha 4, (ii) kontaktní e-mail: vox@vox-kurzy.cz , (iii) kontaktní telefon: 777 741 777.

B. Informace o zpracování osobních údajů:

Společnost, jakožto správce osobních údajů, nakládá s Vašimi osobními údaji v souladu s platnou právní úpravou a vždy tak, aby v maximální možné míře byla zajištěna bezpečnost Vašich dat (osobních údajů). Správce dodržuje zásady zpracování osobních údajů stanovené platnou právní úpravou a plně respektuje nejvyšší standardy ochrany osobních údajů.

Účely zpracování osobních údajů. Právní základ pro zpracování osobních údajů:

Vaše osobní údaje správce zpracovává pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění příslušného účelu může správce Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiné účely, než pro které byly shromážděny; o těchto jiných účelech Vás správce vždy informuje.

Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu:

Správce zpracovává osobní údaje bez Vašeho souhlasu pro následující účely a na základě následujících právních důvodů

(i) splnění smluvních závazků správce vč. splnění závazku k poskytnutí plnění dle smlouvy a uskutečnění platby (doba uložení osobních údajů: po dobu trvání smlouvy, a to počínaje od prvního zpracování osobních údajů k uzavření smlouvy, což může být až 1 rok před realizací plnění smlouvy); právní důvod zpracování: splnění smlouvy;

(ii) plnění právních povinností vč. např. vedení a zpracování agendy účetnictví (doba uložení osobních údajů: osobní údaje jsou zpracovány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy); právní důvod zpracování: splnění právní povinnosti;

(iii) registrace a vedení klientského konta pro e-shop (doba uložení osobních údajů: po dobu trvání smluvních vztahů, resp. po dobu využívání služeb subjektem údajů a dále po dobu 5 let od zrušení klientského konta); právní důvod zpracování: splnění smlouvy);

(iv) registrace a vedení klientského konta zákazníka ve věrnostním programu (resp. jiném zákaznickém programu) a evidence získaných benefitů (doba uložení osobních údajů: po dobu trvání smlouvy, resp. po dobu trvání členství ve věrnostním programu); právní důvod zpracování: (i) splnění smlouvy, resp. (ii) oprávněný zájem správce;

(v) možnost uplatnění a vymáhání právních nároků správce, oprávněných příjemců nebo jiných příslušných osob, resp. ochrana právních nároků vč. vymáhání právních nároků, rozvoje a vývoje poskytovaných produktů a služeb, řešení sporné agendy zejména pro účely vedení soudních či jiných sporů (doba uložení osobních údajů: osobní údaje jsou zpracovány do uplynutí 1 roku od konce promlčecí doby, resp. dále po nezbytnou dobu pro účely realizace ochrany právních nároků); právní důvod zpracování: oprávněný zájem správce či třetí strany;

(vi) fotografie a videozáznamy na webových stránkách a v CRM systému správce (doba uložení osobních údajů: (i) po dobu stanovenou smlouvou, resp. (ii) po dobu 5 let); právní základ: (i) splnění smlouvy, (ii) oprávněný zájem správce;

(vii) přímý marketing – nabízení obchodu, služeb a produktů společnosti, zasílání obchodních sdělení pro stávající zákazníky ve smyslu nabídky služeb informační společnosti dle příslušného právního předpisu; (právní důvod zpracování: oprávněný zájem správce); doba uložení osobních údajů: po dobu 5 let, resp. do doby vyslovení nesouhlasu subjektu údajů s dalším zasíláním obchodních sdělení;

(viii) vedení a zpracování agendy náboru zaměstnanců (doba uložení osobních údajů: a) pro případ, že uchazeč ve výběrovém řízení uspěje a stane se zaměstnancem: po dobu trvání pracovního poměru zaměstnance, b) pro ostatní účely související s agendou náboru zaměstnanců do uplynutí 1 roku od konce promlčecí doby, resp. dále po nezbytnou dobu pro účely realizace ochrany právních nároků); právní důvod: (i) splnění smlouvy (zpracování k uzavření smlouvy), (ii) oprávněný zájem správce);

(ix) statistické a/nebo funkční cookies (doba uložení osobních údajů: po dobu 12 měsíců); právní důvod zpracování: (i) splnění smlouvy, (ii) oprávněný zájem správce

Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem:

Správce zpracovává osobní údaje s Vaším souhlasem pro následující účely:

(i) nabízení obchodu, služeb a produktů společnosti, zasílání obchodních sdělení;

(ii) marketingová komunikace a marketingový průzkum, včetně získání názoru ohledně míry Vaší spokojenosti s plněním/službami poskytovanými společností s cílem dosažení zkvalitňování poskytovaných plnění/služeb;

(iii) zasílání personalizovaných nabídek obchodu, služeb a produktů společnosti identifikovaných na základě využívání produktů, služeb a webových stránek společnosti, případně Vašeho chování a Vašich osobních preferencí; a to pro ty účely, pro něž byl souhlas udělen;

(iv) fotografie a videozáznamy na webových stránkách a/nebo facebookovém profilu správce;

(v) preferenční, statistické a/nebo marketingové cookies;

(vi) vybrané aspekty ve spojení s vedením a zpracováním agendy náboru zaměstnanců;

(vii) preferenční a/nebo marketingové cookies

Doba uložení osobních údajů: osobní údaje na základě souhlasu jsou zpracovány po dobu 5 let. Pro doložení splnění povinností správce dle platných právních předpisů pro ochranu osobních údajů je správce oprávněn i po odvolání souhlasu ukládat/zpracovávat informace ohledně získání souhlasu (tj. jak byl souhlas získán a čeho se souhlas týkal), a to po přiměřenou dobu (nejdéle 5 let).

Právním základem zpracování je souhlas se zpracováním osobních údajů udělený subjektem údajů.

Kategorie osobních údajů:

Za shora uvedenými účely společnost zpracovává Vaše

1. identifikační údaje a kontaktní údaje, tj. např. jméno, příjmení, titul, datum narození, telefon, e-mailová adresa, adresa (bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa), podpis, u fyzické osoby podnikatele též obchodní firma či dodatek připojený ke jménu, sídlo podnikání a IČO, DIČ;
2. další osobní údaje, tj. např. bankovní údaje (číslo bankovního účtu), IP adresa, fotografie, studentské a obdobné karty;
3. osobní údaje o provedených objednávkách, údaje o zaplacených platbách, údaje o dosažených/čerpaných odměnách, vyhodnocení testů, certifikační údaje;
4. osobní údaje související s náborovou agendou, tj. např. identifikační a kontaktní údaje, údaje o dosaženém vzdělání, údaje o jazykové vybavenosti, případně údaje o předchozích zaměstnavatelích, jakož i další osobní údaje související s náborovou agendou;
5. osobní údaje související s cookies: údaje o užívání stránek, údaje o zařízení (identifikace zařízení, IP adresa, MAC adresa, údaje o operačním systému a nastavení zařízení), log (např. údaje o vyhledávání na webových stránkách, údaje o době používání stránek, informace uložené v cookies), resp. další údaje (údaje o užívání stránek).

Právním důvodem zpracování Vašich osobních údajů je (viz shora):

• splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR)
• splnění smlouvy uzavřené s Vámi, jakožto subjektem údajů (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR)
• ·oprávněný zájem správce či třetí strany (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR)
• souhlas se zpracováním osobních údajů, byl-li subjektem údajů udělen (čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR

Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány manuálně i automatizovaně přímo prostřednictvím k tomu pověřených zaměstnanců správce a dále prostřednictvím zpracovatelů pověřených správcem na základě smlouvy o zpracování osobních údajů.

Zdroj osobních údajů:

Správce osobní údaje subjektů údajů získává od subjektů údajů (např. v rámci jednání o uzavření smlouvy, z žádostí od subjektů údajů, z formulářů/dotazníků vyplněných subjektem údajů, při osobní nebo písemné komunikaci se subjekty údajů vč. komunikace elektronickými prostředky), od třetích osob (od orgánů státní správy či od třetích osob při plnění našich právních povinností nebo na základě zvláštních právních předpisů, případně od spolupracujících třetích osob), z veřejně dostupných zdrojů (např. z veřejných rejstříků) nebo z vlastní činnosti (v rámci hodnocení údajů, které nám poskytujete v souvislosti s využíváním našich produktů či služeb). Pokud osobní údaje získává správce od Vás, vždy Vás informuje o tom, zda je poskytnutí osobního údaje zákonným nebo smluvním požadavkem a zda máte povinnost osobní údaje poskytnout, jakož i o možných důsledcích neposkytnutí osobních údajů.

Příjemce, kategorie příjemců:

Vaše osobní údaje mohou být předány zejména následujícím kategoriím příjemců:

• orgánům veřejné moci a dalším subjektům, jimž má společnost povinnost Vaše osobní údaje sdělit, resp. které jsou oprávněny Vaše osobní údaje od společnosti požadovat (např. správce daně, exekutoři, insolvenční správci, soudy, orgány činné v trestním řízení atd.)
• třetím osobám, s nimiž má společnost uzavřenou písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů (např. lektoři, autoři, poskytovatelé poradenských služeb, poskytovatelé IT služeb, poskytovatelé účetních služeb, auditoři, daňoví poradci, advokáti, poskytovatelé služeb souvisejících s provozem e-shopu, externí poskytovatelé služeb e-mailingu, dodavatelé služeb administrativní podpory při prodeji služeb, certifikační agentura, správce systému CRM atd.)
• obchodním partnerům společnosti
• dalším subjektům (např. pojišťovny)

Případně pak Vaše osobní údaje mohou být zpřístupněny třetím osobám z jiného důvodu v souladu s platnými právními předpisy.

Správce nemá v úmyslu předat osobní údaje do třetí země mimo Evropskou unii ani mezinárodní organizaci. Ke zpracování osobních údajů v zahraničí však může dojít v souvislosti se zapojením pověřených zpracovatelů, a to zejména při zajišťování IT služeb či dalších technických oblastí, vždy však v rozsahu nezbytně nutném pro stanovený účel.

Automatizované rozhodování:

K automatizovanému rozhodování vč. profilování dochází při zpracování osobních údajů na základě souhlasu pro účely zasílání personalizovaných nabídek obchodu, služeb a produktů společnosti, jakož i u vybraných typů cookies (zejména marketingové či preferenční cookies). V ostatních případech zpracování k automatizovanému rozhodování vč. profilování nedochází.

Automatizované rozhodování, a to zejména profilování, bude prováděno zejména formou (postupem) logických a/nebo algoritmických operací, kdy náš systém dle Vašeho využívání produktů, služeb a webových stránek společnosti, případně Vašeho chování a Vašich osobních preferencí, umožní, aby Vám byly zasílány pro Vás relevantní personalizované nabídky, o nichž se domníváme, že budou pro Vás zajímavé.

Významem automatizovaného rozhodování, a to zejména profilování, tak je, že nám umožní zasílat Vám personalizované nabídky obchodu, služeb a produktů naší společnosti, které by Vás mohly zajímat. V této souvislosti věříme, že se nám pomocí personalizovaných nabídek obchodu, služeb a produktů společnosti podaří obracet se na Vás s nabídkami, které Vás budou oslovovat a shledáte-li tyto zajímavými.

Důsledkem automatizovaného rozhodování, a to zejména profilování, bude postup, kdy od nás v rámci personalizovaných nabídek budete dostávat pro Vás relevantní obchodní sdělení, neboť našim cílem je zasílat Vám takové personalizované nabídky obchodu, produktů a služeb naší společnosti, které pro Vás budou zajímavé. Využití postupu profilování nám tak umožňuje efektivně s Vámi komunikovat a oslovovat Vás s nabídkami, které Vás opravdu zajímají.

Cookies:

Webová stránka společnosti používá cookies ke zlepšení fungování webové stránky, personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze návštěvnosti webové stránky. Informace o Vašem způsobu užívání webové stránky společnosti sdílíme se svými partnery pro sociální média, inzerci a analýzy, jakož i s dalšími obchodními partnery. Naši partneři mohou tyto údaje zkombinovat s dalšími informacemi, které jste jim předtím poskytli nebo které získali v důsledku toho, že používáte jejich služby.

Některé soubory cookies jsou umístěny službami třetích osob, které se objevují na naší webové stránce.

Společnost je oprávněna ukládat funkční cookies na Vašem zařízení automaticky. Ostatní typy souborů cookies používáme s Vaším souhlasem. Váš souhlas je udělen prostřednictvím nastavení Vašeho prohlížeče.

Ve svém prohlížeči můžete nastavit blokování souborů cookies (odvolání souhlasu prostřednictvím nastavení Vašeho prohlížeče). V důsledku zakázání (blokování) souborů cookies nemusí webové stránky společnosti fungovat dle Vašich představ. Některé z prohlížečů však zákaz (blokování) souborů cookies nemusí umožňovat.

Naše stránky pracují s následujícími cookies:

Funkční: funkční soubory cookies činí naši webovou stránku použitelnou umožněním základních funkcí, jako jsou navigace stránky a přístup k zabezpečeným sekcím webové stránky. Bez těchto souborů by naše webová stránka nemohla správně fungovat;

Preferenční: preferenční soubory cookies slouží zejména pro zvýšení Vašeho uživatelského pohodlí při návštěvě naší webové stránky. Díky nim si totiž naše webová stránka zapamatuje informace, které mají vliv na to, jak vypadá nebo jak se chová v závislosti na Vašem nastavení. Jedná se například o preferovaný jazyk nebo oblast, kde se nacházíte;

Statistické: statistické soubory cookies nám ukazují, jak návštěvníci používají naše webové stránky. Tyto soubory sbírají a sdělují informace anonymně;

Marketingové: marketingové soubory cookies sledují návštěvníky napříč webovými stránkami za účelem zobrazení pro ně relevantních a potenciálně zajímavých reklam.

Ve spojení s cookies mohou být Vaše osobní údaje v rámci uvedeného zpracování předávány do třetích zemí (více na https://www.vox.cz/osobni-udaje.html)

C. Vaše práva související se zpracováním osobních údajů:

Právo na přístup k osobním údajům (článek 15 nařízení GDPR):

Jakožto subjekt údajů máte právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím o:

a) účelech zpracování;

b) kategoriích dotčených osobních údajů;

c) příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny;

d) plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, o kritériích použitých ke stanovení této doby;

e) existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování či právu vznést námitku proti tomuto zpracování;

f) právu podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů);

g) veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů;

h) tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o použitém postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování.

Pokud se osobní údaje předávají do třetí země nebo mezinárodní organizaci, máte právo být informován o vhodných zárukách, které se vztahují na předání.

Správce Vám poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie je správce oprávněn účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Platí, že právem získat kopii nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo na opravu (článek 16 nařízení GDPR):

Jakožto subjekt údajů máte právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte též právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz (článek 17 nařízení GDPR):

Jakožto subjekt údajů máte právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se Vás týkají, pokud je dán jeden z těchto důvodů

a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

b) odvolali jste souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;

c) subjekt údajů vznesl námitky proti zpracování, je-li uplatnění námitky dle nařízení GDPR přípustné, a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;

d) osobní údaje byly zpracovány protiprávně;

e) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti;

f) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 nařízení GDPR.

Právo na výmaz se neuplatní, je-li dána zákonná výjimka, zejména pokud je zpracování osobních údajů nezbytné a) pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje, nebo b) pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo na omezení zpracování (článek 18 nařízení GDPR):

Jakožto subjekt údajů máte právo na to, aby správce omezil zpracování v kterémkoli z těchto případů:

a) popíráte přesnost osobních údajů – v takovém případě zpracování bude omezeno na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;

b) zpracování je protiprávní a Vy odmítnete výmaz osobních údajů a požádáte místo toho o omezení jejich použití;

c) správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy tyto osobní údaje požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

d) subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 nařízení GDPR – dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být tyto osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze

1. se souhlasem subjektu údajů,
2. z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků,
3. z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo
4. z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu.

Právo na přenositelnost údajů (článek 20 nařízení GDPR):

Jakožto subjekt údajů máte (za podmínek stanovených článkem 20 nařízení GDPR) právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, jež jste poskytl(a) správci na základě souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy. Správce Vám na základě Vaší žádosti poskytne údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně je na Vaši žádost poskytne jinému jednoznačně určenému správci, je-li to technicky proveditelné. Právo na přenositelnost údajů se nevztahuje na osobní údaje, které nejsou zpracovávány automatizovaně.

Realizací práva na přenositelnost údajů nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo vznést námitku (článek 21 nařízení GDPR):

Jakožto subjekt údajů máte (za podmínek stanovených článkem 21 nařízení GDPR) právo z důvodu týkajících se Vaší konkrétní situace kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, které jsou zpracovávány na základě (z titulu) oprávněného zájmu správce. Správce dále osobní údaje nezpracovává, pokud (i) neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo (ii) pokud se jedná o určení, výkon nebo obhajobu právních nároků správce.

Pokud se na základě oprávněného zájmu správce zpracovávají Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu, máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, pro tento marketing.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu (článek 77 nařízení GDPR):

Pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů jsou porušeny právní předpisy/nařízení GDPR, máte právo podat stížnost na postup správce u některého dozorového úřadu, přičemž dozorovým úřadem pro Českou republiku je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz). Tímto nejsou dotčeny jakékoliv jiné prostředky správní nebo soudní ochrany stanovené na ochranu subjektu údajů platnými právními předpisy.

Právo odvolat souhlas:

Souhlas se zpracováním svých osobních údajů nejste společnosti povinni udělit. Máte právo kdykoli souhlas se zpracováním osobních údajů, udělený pro shora uvedené účely (či některé z nich), odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování Vašich osobních údajů před jeho odvoláním. Odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů můžete (i) podepsaným písemným oznámením o odvolání souhlasu zaslaným písemně na kontaktní adresu společnosti nebo (ii) oznámením o odvolání souhlasu formou e-mailu zaslaného na kontaktní e-mail společnosti uvedený shora v tomto Poučení.

Dovolujeme si upozornit, že některé osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat k určitým účelům také bez Vašeho souhlasu. Pokud odvoláte svůj souhlas, společnost ukončí zpracování příslušných osobních údajů k účelům vyžadujícím Váš souhlas, k nimž byl souhlas s jejich zpracováním odvolán, nicméně společnost může být oprávněna, případně i povinna, tytéž osobní údaje nadále zpracovávat z titulu jiného právního základu (tj. jiný právní důvod zpracování).

D. Informace o zpracování osobních údajů vybraných subjektů údajů:

Informace o zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání:

Těmito informacemi o zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání nejsou dotčena další ustanovení tohoto Poučení.

Správce zpracovává osobní údaje, jež mu byly uchazečem předány, resp. k jejichž předání uchazeč udělil souhlas (např. v rámci serverů pro sdílení údajů uchazečů, případně údaje obsažené v životopise apod.), případně údaje získané při prověření informací z veřejných zdrojů (např. síť LinkedIn); vždy se však jedná o nezbytně nutné údaje, jež v rozsahu přípustném dle platných právních předpisů slouží pro účely prověření uchazeče, zejména ve vztahu k údajům uvedeným v životopise. Vedle běžných identifikačních a adresních údajů tak správce zpracovává informace o dosaženém vzdělání uchazeče, jazykových znalostech, předchozích pracovních zkušenostech apod. Primárním zdrojem údajů je subjekt údajů.

Bez souhlasu uchazeče lze tohoto (uchazeče) kontaktovat pouze na základě údajů, jež uchazeč za tímto účelem zpřístupnil (uveřejnil). Do databází lze uchazeče zařadit pouze na základě uděleného souhlasu. Pro případ nesouhlasu nebude správce osobní údaje takovéto osoby dále zpracovávat a po uplynutí přiměřené doby, po kterou bude mít uloženy základní informace ohledně toho, za jakých okolností a z jakých důvodů byla tato osoba kontaktována, provede jejich likvidaci. Kontaktování referenčních kontaktů (reference) uchazečů je možné na základě souhlasu uchazeče. Jakýkoli souhlas(y) může uchazeč/kandidát kdykoli odvolat na shora uvedené kontaktní adrese, resp. kontaktním e-mailu správce.

Osobní údaje uchazeče jsou správcem využívány pro účely výběru vhodného kandidáta na danou pracovní pozici. Pro případ, že uchazeč ve výběrovém řízení uspěje a bude s tímto uzavřena smlouva zakládající pracovněprávní vztah, stanou se uchazečem předané údaje součástí jeho osobního spisu, jakožto zaměstnance (zejména životopis). Po ukončení výběrového řízení správce údaje těch uchazečů, kteří nebyli vybráni/přijati na danou pracovní pozici, zlikviduje. Komunikaci s uchazečem ohledně daného výběrového řízení (listinnou či e-mailovou) je správce oprávněn využít (i) jednak pro účely svých oprávněných zájmů (ochrana práv správce, případně pro účely IT zabezpečení – zejm. webu a sítě správce), případně (ii) pro účely plnění právní povinnosti správce (např. k doložení souhlasu uchazeče se zpracováním osobních údajů atp.).

Právním důvodem zpracování je

• splnění smlouvy (zpracování k uzavření smlouvy)
• souhlas
• oprávněný zájem správce či třetí strany
• splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (doložení získání souhlasu);
  

Kategorie příjemců:

• dodavatelé externích IT služeb (služby správce sítě/IT technické podpory, poskytovatelé serverových služeb, poskytovatelé programátorských služeb služby měření návštěvnosti webových stránek apod.)
• dodavatelé externích služeb recruitmentu, právních a/nebo ekonomických služeb, případě též služeb daňového poradenství či auditu
• orgány veřejné moci

Ve spojení s agendou recruitmentu (náborová agenda) dochází ke zpracování osobních údajů jak na základě souhlasu subjektu údajů, tak i ve spojení s „nesouhlasovou“ agendou, tj. právní základ splnění smlouvy (zpracování k uzavření smlouvy), splnění právní povinnosti správce, resp. oprávněné zájmy správce či třetí osoby.

Poskytnutí osobních údajů pro zpracování na základě souhlasu (tj. zejména pro účely zařazení uchazeče do budoucího (dalšího) výběrového řízení) je dobrovolné a subjekt údajů není povinen souhlas udělit; bez poskytnutí souhlasu však nebude možné subjekt údajů (kandidáta) do budoucího (dalšího) výběrového řízení zařadit.

Doba uložení osobních údajů: pro případ, že uchazeč ve výběrovém řízení uspěje a stane se zaměstnancem, bude jeho životopis, jakožto součást osobního spisu zaměstnance, zpracováván po dobu trvání pracovního poměru zaměstnance. Pro ostatní účely související s agendou náboru zaměstnanců, kdy správce osobní údaje zpracovává na základě oprávněného zájmu, jsou údaje uloženy do uplynutí 1 roku od konce promlčecí doby, resp. dále po nezbytnou dobu pro účely realizace ochrany právních nároků.

Další zpracování osobních údajů uchazeče pro nabídky jiných/dalších pracovních pozic je přípustné na základě souhlasu daného subjektu údajů.

Pro případ, že dojde k jakékoli změně poskytnutých údajů (ať již formou životopisu či jinak poskytnutých), oznamte, prosím, tuto změnu správci.

Informace o zpracování osobních údajů smluvních partnerů:

Těmito informacemi o zpracování osobních údajů smluvních partnerů nejsou dotčena další ustanovení tohoto Poučení.

Správce zpracovává osobní údaje smluvního partnera (i) primárně pro účely uzavření a splnění smlouvy, případně (ii) splnění právní povinnosti (zejm. povinnosti stanovené účetními a daňovými předpisy, resp. předpisy pro ochranu osobních údajů), resp. (iii) z titulu oprávněných zájmů správce za účelem možnosti uplatnění a vymáhání právních nároků správce (vymáhání pohledávek a ochrana právních nároků správce a třetích osob), event. pro účely marketingu a reklamy. Údaje může správce použít též pro administrativní potřeby (včetně vytváření evidencí a seznamu kontaktních osob).

U potenciálních smluvních partnerů může správce zpracovávat údaje získané z veřejných zdrojů (veřejné rejstříky, webové stránky apod.) pro účely obchodního kontaktu. Takové údaje může správce použít pro administrativní potřeby (včetně vytváření evidencí a seznamu kontaktních osob).

Právním důvodem zpracování je

• splnění smlouvy
• splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
• oprávněné zájmy správce či třetí strany

Kategorie příjemců:

• dodavatelé externích IT služeb (služby správce sítě/IT technické podpory, poskytovatelé serverových služeb, poskytovatelé programátorských služeb, služby měření návštěvnosti webových stránek apod.)
• dodavatelé externích právních a/nebo ekonomických služeb, případě též služeb daňového poradenství či auditu
• orgány veřejné moci
• další příjemci (např. pojišťovny)

Většina zpracování probíhá automatizovaně (prostřednictvím počítačových systémů), zejména v CRM systému správce, v systémech účetnictví a fakturace atp. Současně mohou být údaje zpracovávány též v evidencích, kartotékách apod. (vč. systémů evidence/ukládání listinných dokumentů, kartotéky – vizitky atp.).

Doba uložení osobních údajů:

• kontaktní a identifikační údaje pro účely zasílání obchodních sdělení na základě souhlasu jsou uloženy po dobu 5 let
• kontaktní a identifikační údaje pro účely nabídky služeb informační společnosti dle příslušného právního předpisu budou zpracovávány, dokud obchodní partner nevysloví nesouhlas s dalším zasíláním obchodních nabídek
• osobní údaje pro splnění smlouvy budou zpracovávány po dobu trvání smlouvy (smlouvy budou pro účely archivace evidovány po dobu 10 let od jejich splnění/ukončení/zániku)
• osobní údaje pro splnění právní povinnosti správce budou zpracovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy
• osobní údaje pro účely oprávněného zájmu správce či třetí osoby budou zpracovány do uplynutí 1 roku od konce promlčecí doby, resp. dále po nezbytnou dobu pro účely realizace ochrany právních nároků

Za účelem aktualizace osobních údajů lze správce kontaktovat na shora uvedené kontaktní adrese, resp. kontaktním e-mailu.

Informace o zpracování osobních údajů uživatelů webových stránek společnosti:

Těmito informacemi o zpracování osobních údajů uživatelů webových stránek nejsou dotčena další ustanovení tohoto Poučení.

Uživateli webových stránek správce mohou být jak uživatelé, kteří jsou/budou v právním vztahu se správcem (např. zákazník společnosti), tak i uživatelé, kteří nejsou/nebudou v právním vztahu se správcem (tj. osoba, která si webové stránky pouze „prohlíží“ a nic nepoptává/neobjednává/nechce). Správce zpracovává osobní údaje uživatelů webových stránek k legitimním (zákonem dovoleným) účelům (např. pro účely vedení účetní agendy/evidence či pro účel plnění dalších právních povinností jako např. dokládání souhlasu se zpracováním osobních údajů), případně na základě souhlasu subjektu údajů, tj. k účelům, s nimiž subjekt údajů vyslovil souhlas.

Zdrojem osobních údajů je aktivita daného subjektu údajů na webové stránce.

Právním důvodem zpracování je

• splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (např. vedení agendy/evidence účetnictví);
• splnění smlouvy;
• oprávněný zájem správce;
• souhlas (byl-li subjektem údajů udělen).

Správce zpracovává následující osobní údaje týkající se aktivity subjektu údajů na webové stránce: IP adresa, přístup (datum a čas), informace o způsobu a době udělení souhlasu (vč. IP adresy, z níž byl souhlas udělen (odkliknut/zaškrtnut) apod.).

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Kategorie příjemců:

• dodavatelé externích IT služeb (služby správce sítě/IT technické podpory, poskytovatelé serverových služeb, poskytovatelé programátorských služeb, služby měření návštěvnosti webových stránek apod.)
• orgány veřejné moci

Pokud byl právním důvodem zpracování souhlas, lze tento souhlas kdykoli bezplatně odvolat. Nejde-li o zpracování na základě souhlasu, splnění smlouvy či splnění právní povinnosti, má subjekt údajů právo vznést námitku.

E. Další informace a formuláře ke stažení:

Způsob uplatnění práv subjektem údajů:

Jakožto subjekt osobních údajů můžete svá práva ve spojení se zpracováním osobních údajů vůči správci uplatnit kontaktováním správce na kontaktní adrese: Pujmanové 1753/10a, Nusle, 140 00, Praha 4, případně na kontaktní e-mailové adrese správce: vox@vox-kurzy.cz.

Poskytování informací správcem:

Správce poskytuje informace písemně v listinné podobě. Pokud však budete kontaktovat správce elektronicky na kontaktní e-mailové adrese správce, správce Vám poskytne informace elektronicky (formou e-mailové zprávy), nepožádáte-li o poskytnutí informací v listinné podobě. Tím není dotčeno Vaše právo na přenositelnost údajů.

Pokud od Vás obdržíme žádost dle článku 15 až 22 nařízení GDPR, budeme Vás informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu, nejpozději Vás budeme informovat o přijatých opatřeních, odmítnutí nebo prodloužení lhůty do jednoho měsíce poté, co nám bude žádost doručena. S ohledem na složitost žádosti nebo jejich počet můžeme lhůtu pro informování o přijatých opatřeních (a tedy také pro přijetí příslušných opatření) prodloužit o další dva měsíce. O takovém prodloužení Vás budeme informovat do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.

Informace o tom, že u správce subjekt údajů uplatnil svá práva a jak byla jeho žádost správcem vyřízena, je u správce uložena po přiměřenou dobu (obvykle po dobu 4 let), a to za účelem (i) doložení této skutečnosti, dále (ii) pro statistické účely, resp. (iii) pro účely ochrany práv správce.

Další informace:

V případech, kdy jsou osobní údaje zpracovávány bez Vašeho souhlasu, je jejich poskytnutí požadováno z důvodu, (i) že jsou nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy, případně (ii) jejich poskytnutí vyžaduje zákon či (iii) oprávněné zájmy správce či třetích osob. Důsledkem neposkytnutí údajů pro tyto účely (některý z nich) může být neuzavření smlouvy, případně nemožnost plnění, atp.

V případech, kdy jsou osobní údaje zpracovávány na základě Vašeho souhlasu, není poskytnutí Vašich osobních údajů zákonnou ani smluvní podmínkou (zákonným ani smluvním požadavkem), a tedy souhlas poskytnout nemusíte. V takovýchto případech tedy není Vaší povinností předmětné osobní údaje pro daný účel poskytnout, jakož ani dát souhlas s jejich zpracováním. Pokud souhlas neposkytnete, může to být důvodem, že společnost nebude schopna uplatnit některé postupy, zejm. ty ve spojení s marketingem.

Zasílání elektronických obchodních sdělení pro zákazníky ve smyslu nabídky služeb informační společnosti (tzv. zákaznická výjimka) dle příslušného právního předpisu je možné zrušit prostřednictvím odkazu obsaženého v každém jednotlivém obchodním sdělení.

V případě, že bude správce užívat osobní údaje k jinému účelu, než který je stanoven v tomto Poučení, neprodleně poskytne danému subjektu údajů informaci o tomto jiném účelu a další informace uvedené v tomto Poučení.

Správce může zásady zpracování osobních údajů dle tohoto Poučení průběžně aktualizovat. Aktuální znění tohoto Poučení naleznete na https://www.vox.cz/osobni-udaje.