Žádost píšeme pro hodnotitele. Projekt připravujeme pro realizaci

Když Zdeňka Filipová převzala vedení vzdělávací společnosti VOX, jedním z jejích záměrů bylo zařadit do nabídky také školení věnované přípravě dotačních projektů. Oblasti, ve které sama strávila řadu let profesního života.

Jako lektorku chtěla oslovit Jitku Baťkovou, se kterou se zná z působení na Univerzitě Karlově. Obě mají zkušenosti z řídicích orgánů operačních programů i z prostředí vysokého školství.

Jitka Baťková, která dnes působí na 3. lékařské fakultě UK a dlouhodobě se věnuje projektovému a dotačnímu řízení, pro VOX připravila workshop Příprava projektu aneb aby realizace nebyla peklem. V něm chce účastníkům předat především to, co se za léta praxe naučila o přípravě projektů, jejich hodnocení a následné realizaci.

Zdeňka Filipová: Jitko, když jsem přemýšlela o tom, koho oslovit jako lektora pro kurz přípravy dotačních projektů, byla jsi pro mě jasná volba. Známe se dlouho a vím, kolik toho máš za sebou. Co tě přivedlo k tomu, že jsi školení pojala právě jako workshop o chybách, které se mohou vrátit při realizaci?

Jitka Baťková: Protože právě v tom vidím jeden z největších problémů přípravy projektů. Při psaní žádosti se všichni soustředíme na to, abychom splnili podmínky výzvy, získali dostatek bodů a uspěli. Což je samozřejmě důležité. Jenže schválením žádosti práce teprve začíná. Za ta léta jsem viděla řadu projektů, u kterých se problémy daly předvídat už při přípravě. Někdy šlo o nereálný harmonogram, jindy o personální kapacity nebo závazky, které si příjemce ani pořádně neuvědomil. Nebo žádosti plné zdánlivých drobností, které ale ve výsledku zvyšovaly administrativní zátěž na všech stranách. Proto jsem nechtěla připravovat další kurz o tom, jak vyplnit projektovou žádost. Mnohem užitečnější mi připadá ukázat, jak o projektu přemýšlet, na co se ptát a kde hledat rizika ještě před jeho podáním.

Zdeňka Filipová: Obě známe projekty z pohledu poskytovatele i příjemce dotace. Co podle tebe lidé při přípravě žádostí nejčastěji podceňují?

Jitka Baťková: Především souvislosti. Máme zajímavý odborný záměr, objeví se vhodně vypadající dotační výzva a začneme připravovat žádost. Ale ne vždy si na začátku dostatečně vyhodnotíme, jestli jsou podmínky financování pro naši organizaci nebo daný záměr skutečně výhodné a zvládnutelné. A pak je tu provázanost samotného projektu. Cíle, aktivity, výstupy, lidé, harmonogram a rozpočet musí tvořit funkční celek. Nestačí, aby každá část žádosti dávala smysl sama o sobě. Problém je, že některé chyby se při hodnocení vůbec nemusí projevit. Přijdou až při realizaci, kdy už je mnohem těžší je napravovat. Naopak, setkala jsem se skvěle hodnocenými projekty, které ale prakticky vlastně nešly realizovat. Na workshopu se proto budeme vracet i k tomu, co se v projektech nepovedlo, a hledat okamžik, kdy se tomu ještě dalo předejít.

Zdeňka Filipová: Já jsem se s tímhle hodně potýkala na Filozofické fakultě UK. Vysoké školy mají obrovské množství různých finančních zdrojů, souběžných projektů a pravidel. Čím je podle tebe právě tohle prostředí specifické?

Jitka Baťková: Právě tou složitostí. Výzkumník nebo akademický pracovník má odborný záměr, kterému rozumí a chce ho uskutečnit. Jenže do toho vstupují pravidla dotačního programu, požadavky instituce, další projekty, sdílené personální kapacity, rozpočtová omezení a legislativa. Na vysokých školách se navíc často kombinují různé zdroje financování, které mají odlišné podmínky. Není vůbec jednoduché všechno správně nastavit a uhlídat. O to důležitější je spolupráce odborného týmu, projektových manažerů a vedení instituce. Už při přípravě projektu musí být jasné nejen to, čeho chceme dosáhnout, ale také kdo, jak a za jakých podmínek to zajistí. Při časové prodlevě, která nastává mezi podáním projektu a samotnou realizací je to někdy velmi náročné. A samozřejmě to není problém jen vysokých škol. Podobné situace řeší řada dalších organizací, které čerpají dotační prostředky.

Zdeňka Filipová: Jedna z věcí, kterých si na tobě cením, je, že nezůstáváš jen u zkušeností z vlastní instituce. Dlouhodobě se pohybuješ mezi lidmi z projektových útvarů vysokých škol, mimo jiné v platformě RONALDO. Jak důležité je pro tebe tohle sdílení zkušeností?

Jitka Baťková: Velmi. Myslím, že v projektovém řízení je nesmírně důležité vědět, jak podobné situace řeší jinde. Proto působím v platformě Ronaldo, ale i třeba v rámci CZARMA. Každá instituce má trochu jiné zkušenosti, jiné podmínky i jiný způsob práce. Setkávání lidí z projektové praxe umožňuje sdílet, co funguje, co se neosvědčilo a s jakými problémy se aktuálně potýkáme, hledat společné postupy a ty doporučit napříč ekosystémem. A protože se pravidla i dotační programy průběžně mění, je taková výměna zkušeností opravdu cenná. Tohle bych chtěla přenést i do svého workshopu. Neměl by být založený jen na tom, že já budu něco vykládat a ostatní poslouchat. Chci pracovat se zkušenostmi účastníků, rozebírat konkrétní situace a společně hledat, co šlo udělat jinak. Právě diskuse lidí, kteří se přípravou a realizací projektů skutečně zabývají, může přinést velmi užitečné poznatky.

Zdeňka Filipová: Koho bys tedy na svůj workshop pozvala? A co by sis přála, aby si lidé na konci dne odnesli?

Jitka Baťková: Určitě vědce, akademické pracovníky, projektové manažery a všechny, kdo připravují žádosti o dotace nebo se podílejí na realizaci projektů. Není potřeba být zkušeným projektovým manažerem. Důležité je chtít se na přípravu projektu podívat v širších souvislostech a být ochotný sdílet zkušenosti. Budeme řešit například to, jak poznat, jestli je pro nás dotační výzva skutečně vhodná, jak číst zadání očima hodnotitele nebo jak zajistit, aby jednotlivé části projektové žádosti dávaly dohromady smysl. A hlavně se budeme zabývat chybami, které se při realizaci vracejí jako bumerang. Byla bych ráda, kdyby si každý odnesl několik praktických kontrolních otázek, které si položí, až bude připravovat další projekt. Když se díky nim podaří předejít alespoň některým problémům, splní workshop svůj účel. Dobrá projektová žádost totiž není jen ta, která uspěje v hodnocení. Je to ta, podle které se dá projekt také dobře realizovat.

Příprava projektu aneb aby realizace nebyla peklem

30. listopadu 2026

Interaktivní workshop s Mgr. Jitkou Baťkovou, MBA, zaměřený na praktické zkušenosti, řešení problémových situací a prevenci chyb při přípravě dotačních projektů. Pro výzkumníky, akademické pracovníky, projektové manažery a další zájemce o kvalitní přípravu dotačních projektů