„Učit efektivní meetingy dva dny? To by byla sebevražda.“

Rozhovor s Ondřejem Koníčkem, lektorem kurzů Efektivní meetingy a Efektivní čas

Ondřeji, říkáte, že efektivita je váš koníček. Kde se to vzalo?

Upřímně? Z frustrace. Dvacet let jsem byl v korporátech. Projekty, změny, porady, prezentace. Plný kalendář, plná hlava. Byl jsem jeden z vás – seděl jsem na nekonečných poradách, řešil nejasné projekty, snažil se stihnout všechno. A často jsem si říkal, tohle přece musí jít dělat jednodušeji.

Ne rychleji.
Jednodušeji.

Začal jsem věci měnit nejdřív u sebe. Pak u týmu. A najednou to fungovalo. Méně chaosu, víc výsledků, víc klidu. Zjistil jsem, že ten „lék“ zabírá překvapivě rychle. Někdy stačí pár hodin. Kolegové se začali ptát, co dělám jinak. Zkusili to taky. A ono to fungovalo.

Pojďme k meetingům. Proč jsou takový problém?

Protože jsme si z nich sami udělali peklo. Nikdo se neptá, jestli mají vůbec vzniknout. Prostě se založí v kalendáři. A pak už se jen opakují.

Lidé tráví na poradách klidně tři hodiny denně. To je obrovské číslo. Ale ještě větší problém je, že spousta těch hodin nepřinese rozhodnutí.

Meeting bez výsledku je jen drahá konverzace.

Co je podle vás největší chyba?

Nejasný cíl. Lidé přijdou, mluví, sdílí… ale nikdo přesně neví, co se má stát. A tak se to otevře znovu příště. Druhá chyba? Zveme lidi ze strachu. „Radši ho tam dáme.“ Jenže každý další člověk znamená víc času, víc vysvětlování, víc odboček. A třetí věc – nikdo nehlídá energii a čas. Meeting se natáhne, protože „když už tu jsme…“

Vaše kurzy Efektivní meetingy jsou krátké. Proč ne dvoudenní workshop?

Protože by to byla sebevražda. Když učím lidi, jak zkrátit porady, nemůžu jim zabít dva pracovní dny. To by nedávalo smysl. Stačí pár hodin. Neučím žádné složité názvy metod. Neříkám: „Teď si zapamatujte tuto matici.“ Ukazuju konkrétní věci:

• kdy meeting vůbec nemá vzniknout,
• jak napsat agendu, kterou lidé respektují,
• jak zastavit odbočení od tématu jednou větou,
• jak skončit včas,
• jak udělat zápis, který má smysl.

Druhý den to můžete použít. A funguje to.

Druhé téma, které pro VOX učíte, je Efektivní čas. Opravdu lze ušetřit 50 % času?

Ano, není to marketingová fráze, opět vyzkoušeno na sobě 😊. Neumím přidat hodiny do dne. Ale většina lidí:

• začíná den e-maily,
• reaguje místo aby plánovala,
• má kalendář plný cizích priorit,
• neumí říct „ne“,
• dělá pět věcí najednou.

A pak říká, že potřebuje lepší time management. Nebo někdo dokonce: „Na time management nemám čas.“ 😊 Já je neučím názvy teorií. Na kurzu nezazní žádná slavná formule. Ale na příkladech si ukážeme, jak si vybrat jednu opravdu důležitou věc denně. Jak si postavit kalendář tak, aby vás neřídil. Jak vypnout notifikace bez pocitu viny. Jak delegovat, aby to nebylo „zbavení se práce“, ale skutečný posun. A když to lidé zkusí, často mi píšou: „Já jsem dneska normálně odešel v pět a neměl jsem výčitky.“ To je pro mě důkaz, že to funguje.

Komu jsou vaše kurzy určené? Manažerům?

Nejen. Největší skupina účastníků nejsou lidé s titulem „TOP manager“. Jsou to lidé z marketingu, obchodu, HR, výroby, financí. Napříč organizací. Od recepce po vedení. Největší skupina účastníků nejsou lidé s titulem „TOP manager“. Jsou to lidé z marketingu, obchodu, HR, výroby, financí. Napříč organizací. Od recepce po vedení. Každý dnes řídí nějaký projekt. Každý chodí na porady. Každý pracuje s časem. Efektivita není manažerská disciplína. Je to základní pracovní dovednost.

Co si má člověk po kurzu odnést?

Ne další teorii. Ale pocit: „Tohle zvládnu změnit hned.“ Efektivita není o tom jet víc. Je o tom přestat dělat zbytečnosti. A hlavně chuť to začít žít od zítra. Dám jim k tomu návod i praktická vodítka – denní checklisty, které jim to pomohou udržet.

VOX nabízí vaše otevřené kurzy. Mohou si vás firmy objednat i na jiná témata?

Ano. Meetingy a čas jsou často vstupní brána. Ale ve firmách řešíme i efektivní projekty, spolupráci mezi týmy, prezentace nebo zjednodušení procesů. Nejsem lektor, který zná jen teorii.

Poslední otázka. Jedna věta, kterou by si měl čtenář zapamatovat?

Pokud nestíháte, možná neděláte moc věcí. Možná děláte moc zbytečných věcí.