Nové jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele – co čeká zaměstnavatele od roku 2026

Tým VOX21. 11. 20254 min

Zákon č. 323/2025 Sb. o Jednotném měsíčním hlášení účinný od 1. 1. 2026 přináší zásadní změny v oblasti komunikace zaměstnavatelů s orgány státní správy. Finanční úřady, Česká správa sociálního zabezpečení, Úřad práce či Statistický úřad („ČSÚ“) a do budoucna i například Ministerstvo spravedlnosti či školství se sjednocují v požadavcích na zaměstnavatele v oblasti podání a jejich četnosti či periodicity. Ze zhruba 25ti podání se tak stane jedno komplexní. V dnešním přehledu přinášíme v kostce nejpodstatnější informace.

Jak vlastně systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele („JMHZ“) bude fungovat? Systém JMHZ bude pokrývat tři základní oblasti, kterými jsou:

• Náhrada řady podání vůči zmíněným institucím státní správy jedním podáním. Nebude tak potřeba podávat například měsíční Přehled o výši pojistného zaměstnavatelem, statistické výkazy pro ČSÚ či Hlášení o plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením. Odpadne například povinnost vystavovat Evidenční list důchodového pojištění či podávat roční vyúčtování daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti (finanční správa však započne s užitím dat z JMHZ až od 1. 1. 2027, do té doby jsou tak podání vůči ní v klasickém režimu).
• Prostřednictvím JMHZ bude docházet k registracím zaměstnavatele a jeho mzdových účtáren do tzv. evidence zaměstnavatelů.
• Prostřednictvím JMHZ bude také docházet k registracím a předregistracím jednotlivých zaměstnanců a každého jejich pracovněprávního vztahu (doposud známé jako hlášení o nástupu zaměstnance).

Zavedení JMHZ je tak nutným, mnohdy administrativně nepříjemným předstupněm k finalizaci projektu tzv. Jednotného inkasního místa, jehož cílem je sjednotit odvody státní správě na jednu platbu. Cílem je také tzv. odbřemenění zaměstnavatele v oblasti správy daně ze závislé činnosti. Správu nového datového systému má na starost Ministerstvo práce a sociálních věcí („MPSV“), i když příjemcem hlášení bude Česká správa sociálního zabezpečení („ČSSZ“). Právě ČSSZ provede technické a formální kontroly podaného JMHZ a poskytne uživatelskou podporu zaměstnavatelům. Bude tak dávat zpětnou vazbu zaměstnavatelům o chybách ve formulářích či podáních a vyzývat k nápravě stavu. MPSV pak bude distributorem dat příslušným státním institucím. Součástí systému momentálně nejsou zdravotní pojišťovny, vůči nimž bude potřeba nadále činit podání stávající formou. V budoucnu se však očekává jejich začlenění do systému JMHZ.

K tomu, aby integrace do stávajícího ekonomického prostředí proběhla hladce slouží řada legislativních opatření a to nejen v podobě novel zákonů v souvislosti s JMHZ, které byly provedeny tzv. doprovodným zákonem k JMHZ č. 360/2025 Sb., ale také Nařízením vlády k JMHZ č. 417/2025 Sb., které má sloužit jako tzv. instruktáž zaměstnavatelům či dodavatelům mzdových systémů o tom, jakým způsobem přizpůsobit výstup pro účely podání, například jaké údaje ze stávajících mzdových systémů budou do JMHZ hlášeny či technické požadavky na identifikaci podání apod.

Systém JMHZ bude nabíhat postupně a časově podléhá řadě milníků, které slouží k tomu, aby se jak veřejnost, tak instituce státní správy přizpůsobily nové realitě.

Podání vůči institucím státní správy

Účinnost JMHZ je sice od 1. 1. 2026, nicméně v prvním čtvrtletí roku 2026 bude start JMHZ podání odložen. Zaměstnavatelé v prvních třech měsících tak nebudou povinni podávat ani JMHZ, ale ani podání „po staru“. V tomto období nebude ani technicky možné dobrovolně podat JMHZ. Opatření se tak prakticky dotkne například měsíční povinnosti podávat Přehledy o výši pojistného vůči ČSSZ, které za měsíce leden – březen 2026 nebude potřeba podávat. Na co však zaměstnavatel nesmí zapomenout je, že povinné platby, jako jsou zálohy na daň ze závislé činnosti či pojistné, je za tyto měsíce nadále povinen příslušným institucím odvádět, to odložené nebude. Až teprve v období od 1. dubna 2026 do 30. června 2026 pak mají zaměstnavatelé čas podat jednotlivá JMHZ za první tři měsíce roku 2026. Standardní lhůta pro podání JMHZ nastupuje prvně u podání za měsíc duben 2026, které je potřeba podat do 20. května 2026. Do systému JMHZ bude zaměstnavatel povinen hlásit veškeré pracovněprávní vztahy svých zaměstnanců, dokonce i ty, které doposud nebyl zvyklý hlásit, jako například zaměstnání malého rozsahu, ale i třeba teoreticky zaměstnance, který má pouze osvobozené příjmy. Stejně tak bude potřeba do systému reportovat osoby, které ukončily pracovní poměr v prvním čtvrtletí roku 2026, neboť systém JMHZ je spuštěn od 1. 1. 2026 i když podání za první kvartál jsou odložena.

Formy podání JMHZ:

• Přes tzv. API, tedy rozhraní sloužící k podáním xml dat ze mzdových systémů zaměstnavatelů.
• Xml soubor prostřednictvím datové schránky zaměstnavatele
• Ručně přes interaktivní formulář na ePortálu ČSSZ

Doplnění registrace zaměstnavatele a zaměstnanců a identifikátory v JMHZ

V prvním čtvrtletí roku 2026 budou instituce státní správy dokončovat přesun dat o jednotlivých subjektech do systému JMHZ. Od 1. dubna 2026 pak budou mít zaměstnavatelé povinnost tyto registrace doplnit o další údaje, které instituce státní správy nemá k dispozici, například některé typy statistických údajů, což bude novinka zejména pro menší podniky, které neměly povinnost těchto reportů vůči ČSÚ. Na doplnění registru zaměstnavatelů a zaměstnanců budou mít zaměstnavatelé lhůtu 30 dnů.

Po dokončení registrace zaměstnavatel obdrží tzv. Osobní identifikační číslo zaměstnance, pod kterým bude moci činit podání JMHZ. Proto bez dokončení registrace doplněním údajů nebude možné podat první JMHZ. Každý pracovněprávní vztah bude mít navíc také svůj vlastní identifikátor („ID PPV“). Zaměstnavatel sám bude identifikován podle svého variabilního symbolu, který mu byl přidělen pro účely sociálního pojištění, popřípadě jej obdrží, pokud není v systému sociálního pojištění evidován. Stejně tak bude v systému JMHZ evidována každá mzdová účtárna zaměstnavatele pod přiděleným variabilním symbolem.

Zásadní změny dozná systém tzv. oznámení o nástupu do zaměstnání, které bude nahrazeno registrací zaměstnance. V první fázi v období od 1. dubna do 30. června 2026 bude zaměstnavatel povinen přihlásit každého nového zaměstnance, českého občana do evidence JMHZ ve lhůtě 8 dnů od nástupu do zaměstnání. Zaměstnance bez českého občanství pak nejdříve 8 dní před a nejpozději den před okamžikem nástupu k výkonu práce. Se zavedením JMHZ taktéž dojde ke sjednocení registrace nového zaměstnavatele vůči institucím státní správy a to 8 dní po zahájení činnosti, tedy pravidlo platné v současné době pro registraci vůči ČSSZ. Druhá fáze změn v oblasti registrací bude zahájena 1. července 2026, kdy dojde k zavedení tzv. předregistrace zaměstnance a úpravě pravidel pro přihlášení do evidence zaměstnavatele.

Rádi bychom připomněli, že je nevyšší čas, aby se zaměstnavatelé a dodavatelé mzdových softwarů na tzv. JMHZ připravili.

Zavedení JMHZ si vyžádá přípravu – mzdové účetní budou muset „narovnat“ a zpřesnit data v mzdových programech a zaměstnavatelé nastavit nová pravidla předávání podkladů. Ze začátku půjde o změnu, která přinese více práce a možná i nervů.

Článek původně vyšel na webu Grant Thornton.

Tým VOX | 21. 11. 2025